Kun lokakuu alkoi, tajusin, että vuoden hirvein kuukausi – marraskuu – häämöttää jo lähitulevaisuudessa. Marraskuu on aina se aika vuodesta, kun kyseenalaistan valintaani asua Suomessa. Olen kuitenkin todennut, että erityisesti tähän pikkulapsivaiheeseen Suomi on erinomainen paikka elää, joten ei auta muu kuin keksiä keinoja tehdä marraskuusta vähemmän paska.

Rakastan sekä ihmisten yhteen tuomista että juhlien järjestämistä ja nyt lapsien saamisen myötä olen myös kääntynyt Halloween-faniksi. Aiemmin olin sitä mieltä, että Halloween on turhaa jenkkiläistä kaupallista hömpötystä, mutta lapset ovat aina niin vilpittömän innoissaan Halloweenista (pukeutumisesta, koristeista ja tottakai karkeista), että se innostus on tarttunut minuunkin. Lapsemme juhlivatkin tänä vuonna Halloweenia kolmeen otteeseen: päiväkodin omissa Halloween-juhlissa, talonyhtiön Karkki vai kepponen-kierroksilla ja sitten minun organisoimissani päiväkotiperheiden yhteisissä Halloween-juhlissa.

Photo by David Menidrey on Unsplash

Helsingissä isoin haaste juhlien järjestämisessä on se, että keskimääräisessä helsinkiläisasunnossa ei ole niin hirveän monta neliötä. Onneksi kuitenkin erityisesti lasten juhlille löytyy tiloja, joiden vuokraaminen on edullista. Helsingissä tällaisia ovat leikkipuistojen ja asukaspuistojen sisätilat ja myös ainakin Lauttasaaren kirkolta voi vuokrata tiloja todella edullisesti (60e/4h) lastenkutsuja varten (vaikka olisi itse pakana :D).

Miten siis juhlat käytännössä järjestetään?

Jotta muidenkin olisi helpompi tehdä marraskuusta tai ylipäänsä pimeästä talvikaudest vähemmän paska, ajattelin tässä nyt avata hyvin käytännönläheiset ohjeet yhteisjuhlien järjestämiseen.

1. Ajan fiksaaminen ja kutsun lähettäminen

Ajan fiksaaminen kannattaa aloittaa selvittämällä tilan saatavuus, koska se on yleensä suurin rajoite juhlien järjestämiselle. Itse kävin siis tsekkaamassa Lauttasaaren kirkon tilojen saatavuuden ja laitoin sen jälkeen alustavan kyselyn esikoisemme päiväkotiryhmän vanhempien WhatsApp-ryhmään, jossa kysyin, että sopisiko kyseinen päivämäärä ja innostaako idea. Idea herätti innostusta, joten buukkasin tilan ja askartelin Canvalla nätin kutsun, jonka sitten lähetin myös pienempien lasten päiväkotiryhmään. Kysyin alkuperäisessä viestissä myös, että olisiko joku kiinnostunut auttaamaan asioiden organisoinnissa ja sain kaverikseni kaksi vapaaehtoista kanssaorganisoijaa.

2. Juhlien valmistelu

Juhlien varsinainen organisointi tapahtui pitkälti Google Docsissa. Loin siis yhden Google Docsiin, jonka jaoin kaikille vanhemmille muokattavaksi WhatsAppissa. Ennen kuin jaoin dokkarin, pyysin vielä kommentit vapaaehtoisiksi organisointiavuksi ilmoittautuneilta vanhemmilta, jolla varmistin, että siinä on varmasti tärkeimmät asiat kunnossa ja se on helppokäyttöinen 🙂

Google Docs sisälsi seuraavat osiot:

• Aika ja paikka
• Ohjeiden käyttöohje
• Osallistujalista
• Syötävät
• Juotavat
• Vuokra
• Koristelut
• Hauskaa ohjelmaa

Lataa dokkari tästä alta: (ja uploadaa se sitten omaan Google Driveesi, jolloin voit tehdä siitä myös helposti jaettavan ja yhdessä muokattavan version)

Käytännössä siis pyysin kaikkia lisäämään lähinnä nimensä osallistujalistaan ja ilmoittamaan, missä hommassa he voivat olla avuksi. Koska ihmiset ovat keskimäärin melko kiireisiä, heitä kannattaa muistuttaa tästä WhatsAppissa noin 2-3 kertaa ennen juhlia 😉

Tämän lisäksi juhlajärjestäjän vastuulle jää tsekata lista muutamaa päivää ennen juhlia ja huikkailla ryhmään, jos jotain kriittistä puuttuu ja pyytää siinä apua. Kyse on kuitenkin siis lähinnä koordinoinnista ja itse ei todellakaan tartte tehdä kaikkea. Me esimerkiksi tajuttiin juhlaviikon maanantaina, että hitto, tännehän on ilmoittautunut melkein 100 ihmistä (50 aikuista ja 43 lasta), et tälle porukalle tarvitaan ehkä kuitenkin kertakäyttöastiat, koska muuten paikan loppusiivous menee liian vaikeaksi. Joten huutelin sitten vanhempien ryhmässä, et kuka vois näissä jeesiä ja heti löytyi apukäsiä. Olennaista on heittää tosi konkreettisia avunpyyntöjä (tyyliin “Kuka voisi tuoda 50 kpl lasten kertakäyttölautasia?”), niin niihin on sit muiden helppo tarttua. Juhlien virallisen soittolistan päätin luoda itse, koska se on mulle mieluisaa puuhaa ja esikoinen auttoi siinä mielellään 🙂

3. Viestintä päivää ennen juhlia

Koska jälleen kerran päiväkoti-ikäisten vanhempien elämä on tosi täyttä ja sitä helposti moni asia joko menee ohi tai sen unohtaa, on hyvä laittaa juhlia edeltävänä päivänä vielä vika muikkariviesti, jossa kerrataan tärkeimmät faktat. Mun viesti perjantaina ennen juhlia oli tämä (käännetty suomeksi, koska meidän tarharyhmä on kaksikielinen):

“Huomenna on bileet! 🥳🙌 Tässä vielä yhteenveto tärkeimmistä infoista:

• Aika ja paikka: 14.00-18.00, Lauttasaaren kirkon krypta (ovet aukeaa tasan klo 14.00)
• Ovikoodi: XXXX
• Mitä mukaan: Tsekkaa listasta, mitä lupasit tuoda ja aikuiset voisi ottaa lisäksi omia juotavia mukaan, koska meitä on nyt tulossa lähemmäs 100 henkilöä
• Pukukoodi: Halloween (aikuiset saa myös pukeutua!)
• Ohjelma: Lähinnä sosialisointia, leikkimistä, syömistä ja juomista sekä tanssimista lasten lempihittien tahdissa. Meillä on myös piñata ja tatuointeja lapsille.
• Kuinka valmistautua henkisesti: Mieti YKSI sana, joka liittyy johonkin yllättävään sinussa. Tulet kirjoittamaan sen nimilappuusi. (Ajattelin, että olisi mukavaa oppia toistemme oikeat nimet sen sijaan, että meitä kutsutaan aina jonkun äidiksi / isäksi 😉 )”

4. Juhlapäivänä

Itse juhlapäivänä ei itseasiassa ollut enää niin hirveästi tekemistä, koska olin saanut niin hyvin nakitettua hommat eri ihmisille. Saavuimme 3 hengen organisointitiimin kanssa juhlapaikalle heti klo 14 kun se aukesi ja oltiin sovittu, että minä olen “sisäänheittäjänä” tervehtimässä tulijoita ja ohjeistamassa eteenpäin, toinen vastaa musiikista ja koristeluista ja kolmas koordinoi nyyttäribuffan kokoamista.

Olin hommannut aikuisille valkoisia tarroja nimilapuiksi, joihin piti kirjoittaa oma nimi, lasten nimet ja yksi asia, mikä on sinussa yllättävää. Tässä perusajatuksena oli, että olisi ihan kiva yrittää oppia myös aikuisten nimet, ettei kaikki ole aina vaan sen ja sen äiti / isi ja luoda joku helppo tapa avata keskustelu uuden ihmisen kanssa 🙂 Viimeinen kysymys tosin aiheutti suuria haasteita monelle, minkä tulkitsin lopulta johtuvan siitä, että päiväkoti-ikäisten lasten vanhempien arki on niin täynnä rutiineja, kotitöitä ja metatöitä, että heidän on vaikea muistaa omia juttujaan 😀 Yritin muistuttaa, että he kaikki ovat kuitenkin eläneet yli 30 vuotta ja että niihin vuosiin on mahtunut varmasti JOTAIN kiinnostavaa 😉

Itse bileet sujui tosi chillisti ja sekä aikuiset että lapset viihtyi erinomaisesti! Loppupeleissä aika simppeleillä elementeillä saa tosi kivat bileet järkättyä: vähän syötävää ja juotavaa ja hyvää seuraa, that’s it! Lopuksi kaikki jeesi kivasti siivoamisessa ja pistettiin bileet onnellisesti pakettiin klo 18.00 🙂