Tiedonjako

Iso osa yhteisestä arjesta on rutiineja, käytännön asioiden tekemistä ja yhteistä suunnittelua. Mitä syödään? Minne mentäisiin matkalle? Kysymyksiä on paljon, ja ne vaativat vastauksia. Vastausten löytämiseksi taas tietysti tarvitaan tietoa.

Yksi nykymaailman paradokseista on se, että tietoa on suuret määrät, mutta oikean tiedon löytäminen tarvittavalla hetkellä voi olla hankalaa. Juuri kun pitäisi alkaa valmistaa anopille illallista, huomaakin jättäneensä reseptit sisältävän muistikirjan väärään paikkaan, eikä enää löydä sitä. Ilman reseptiä kokkaus ei menekään kuin Strömsössä, ja tulosta hädin tuskin kehtaa tarjota vieraille.

Onneksi nykyaikainen tekniikka tulee tässä apuun. Ilmaiset, kaikkien käytettävissä olevan pilvitallennuspalvelut kuten Dropbox, Google Drive tai Microsoft SkyDrive mahdollistavat tarpeellisten tietojen tallentamisen paikkaan, josta ne on helppo löytää. Periaate on yksinkertainen: lataat tiedostot omalle tilillesi ohjelmaan, joka varmuuskopioi ne netissä olevalle serverille. Kansion ja sen sisällön voi jakaa toisille käyttäjille, jolloin samat tiedot ovat kaikkien saatavilla.

Me olemme hyödyntäneet tiedonjakoa muun muassa reseptien säilytykseen. Paperiset reseptikirjat olivat aina väärässä paikassa, ja oikean reseptin löytäminen niistä oli vaikeaa. Nyt tallennamme kaikki reseptit kansioon, joten kerran vuodessa tarvittava peurapaistireseptikin löytyy sekunneissa. Lisäksi on helppo selata, mitä kaikenlaisia ruokia on historian saatossa tullut tehtyä, joten esimerkiksi illallisen ruokalistan voi myös ideoida nopeasti kokoon.

google drive folder view
Tältä siis näyttää yhteinen Google Drivemme

Reseptien lisäksi säilömme Google Driveen myös yhteisiin matkoihin liittyvät dokumentit. Usein – varsinkin jos harrastaa itse koottuja omatoimilomia – on kansioon hyvä tallentaa esimerkiksi lentoliput ja hotellivaraukset sekä mahdollisesti kohteen kartta ja liikenneyhteydet kentältä hotellille. Lisäksi kansiossa on kätevä pitää esimerkiksi kopiot passeista ja sairasvakuutuspapereista. Jos matkalla jotain sattuu, niin ainakin perustiedot ovat turvassa, jotta esimerkiksi uudet passit on helpompi hankkia ja luottokortit sulkea.

Ylipäätään pilvipalveluita voi suositella minkä tahansa yhdessä tarvittavan tiedon säilytykseen. Esimerkiksi konserttiliput on kätevä laittaa säilöön Google Driveen, jotta pdf-lippu on varmasti käsillä tapahtuman ovella. Uusimpana lisäyksenä olemme perustaneet myös Häät-kansioon, johon kerätään kaikki tiedot vieraslistasta hääbudjettiin.

Mikä kolmesta palvelusta on sitten paras? No, käytännössä hirveän suuria eroja ei ole. Kaikissa on peruskäyttöön ihan riittävästi tallennustilaa, ja kaikki kolme palvelua on saatavilla niin Windowsille, iOS:lle kuin Androidillekin. Google Drive on osoittautunut yhteiskäyttöön parhaaksi siinä mielessä, että jos käyttää Google-dokumentteja, voi useampi ihminen editoida samaa dokkaria yhtäaikaisesti. Tämä oli ihan käyttökelpoinen ominaisuus esimerkiksi matkasuunnitelmia tehdessä, koska molemmat pystyivät hakemaan tsekattavien hotellien tietoja ja lisäämään niitä listaan. Näin ensinnäkin homma saatiin tehtyä tuplasti nopeammin, ja toisaalta reaaliaikaisesti päivittyvä lista varmisti, ettei samaa juttua tehty kahteen kertaan.

Mikäli kaipaat ohjeita Google Driven asentamiseen, katso HOWTO-postauksemme. Muiden kirjoittamat ohjeet löytyvät myös Dropboxille ja SkyDrivelle.

One thought on “Tiedonjako

Comments are closed.