Tiedon kerääminen isommalla porukalla voi olla joskus hankalaa.On hirveän vaivalloista, jos kaikille pitää soittaa tai viestiä erikseen, koska kaikkia ei välttämättä saa heti kiinni. Ja lisäksi vastaukset eivät tallennu suoraan mihinkään joten viimeistään viimeisen ihmisen kohdalla olet jo unohtanut, mitä ensimmäinen vastasi.

Onneksi tässäkin asiassa moderni teknologia tulee apuun. Me ollaan käytetty Google Formsia monen asian junailuun – tässä kaksi use casea esittelyssä:

1. Häävieraiden ilmoittautuminen ja osoitteiden keruu

Yksi merkittävä haaste häiden järkkäilyissä on ilmoittautumisten vastaanottaminen. Ensin sinun pitäisi jotenkin kerätä kaikkien ihmisten osoitteet (joita ainakaan meillä ei suurilta osin ollut) kutsukortteja varten ja toisaalta kerätä ihmisten ilmoittautumiset jotenkin kätevästi. Päätimme lyödä kaksi kärpästä yhdellä iskulla ja loimme häänettisivuille Google Forms-kyselyn, jossa kysyttiin jokaisen osallistujan nimi, osoite, allergiat ja kenen vieressä haluaisi istua tai ei missään nimessä haluaisi istua 😉

Kaikki vastaukset tallentuvat sitten automaattisesti yhteen vastausexceliin, josta ne saa napattua helposti esimerkiksi istumapaikkojen suunnitteluun tai josta voi tarkistaa nopeasti haku-funktiolla, onko joku jo ilmoittautunut. Jos pelkäät kutsumattomia vieraita tai epämääräisiä aveceja, voit laittaa ilmolomakkeeseen valmiin listan nimistä, jolloin vieraiden on mahdollista ainoastaan valita oma nimensä eikä kukaan pääse lisäilemään ketään randomeita kutsulistalla tsekkaamatta eka teiltä 😉

2. Kaveriporukan reissun suunnittelu

Ollaan parina kesänä järjestelty kaveriporukan reissua. Pelkän aikataulun sopiminenhan onnistuisi helposti myös Doodlella, mutta kysely mahdollistaa myös lisäkysymysten esittämisen (Mökille vai reissuun? Fancy-pants vai rennosti? EM-kisojen aikaan vai ei?). Me hoidettiin siis matkan ilmoittautumiset ja yhteinen suunnittelu ilmolomakkeella, jossa kysyttiin esimerkiksi toiveita viikon ohjelmasta ja huonekaverista sekä haluaako osallistua itse matkan järkkäilyihin.

Kaiken kaikkiaan kyselyiden luominen on tosi helppoa ja ne näyttää (riittävän) kivoilta. Suurin etu on tosiaan siinä, että kaikki vastaukset kerääntyvät automaattisesti yhteen exceliin, jossa niitä on helppo tarpeen tullen käsitellä eteenpäin.