Suhdettani eri applikaatioihin voisi verrata keskimääräisen Erasmus-opiskelijan ihmissuhdekuvioihin: Olen innokas tutustumaan uusiin applikaatioihin, useamman kanssa saatan viettää muutaman hauskan illan, joidenkin kanssa ehkä kokonaisen lukuvuoden, mutta harvasta tuttavuudesta tulee todellisia tosiystäviä. Siitä huolimatta aina välillä käy niin, että satutkin löytämään elämäsi rakkauden, joka seuraa mukanasi useita vuosia. Näin kävi minulle Todoist-applikaation suhteen.

Olen vuosien varrella lukenut innokkaasti erilaisia tehokkuusoppaita, joissa kerrotaan, miten saat hoidettua tehtäväkuormaasi näpsäkästi niin yksityis- kuin työelämän puolella. Yksi omasta mielestäni keskeisimmistä opeista on se, että jos haluat rauhallisen mielen, täytyy sinun tyhjentää pääsi erilaisista siellä pyörivistä muistettavista asioista. Olen testaillut vuosien varrella erilaisia vaihtoehtoja ToDo-listoille, mutta löydettyäni Todoistin, lopetin etsinnän ja olen nyt käyttänyt appia jo ainakin 5 vuoden ajan.

Todoistin ylivertaisuus tulee mielestäni ennen kaikkea simppelistä mutta hyvin toimivasta käyttöliittymästä:

• Voit helposti siirrellä tehtäviä päivän sisällä eri järjestykseen sekä päivästä toiseen (koska yleensä ikinä ei ehdi tehdä kaikkea mitä aikoo ja koko ajan pitää priorisoida uudelleen omaa tekemistä)
• Voit helposti perustaa useampia eri projekteja ja antaa niille eri värejä
• Voit helposti perustaa toistuvia tehtäviä (esim. merkintä ”Siivoa” ja sitten ajankohdaksi ”joka to” luo automaattisesti viikoittain toistuvan taskin siivoamiselle)

Mielenrauhan saavuttamiseksi on keskeistä kirjoittaa muistiin KAIKKI mieleen tupsahtavat tehtävät. Itse käytän tehtävien kirjaamiseen alla olevaa ajatuspuuta.

Eli jos esimerkiksi luet kaverin viestiä Facebooksia tai jotain työmailia töissä, on sinulla kolme vaihtoehtoa:

1. Joko hoidat homman nyt, mikä on yleensä fiksu vaihtoehto esim. lyhyisiin viesteihin vastaamisessa.
2. Jos asia pitää hoitaa tiettynä ajankohtana, tee siitä kännyhäläri, esim. Skype Emma klo 18.00
3. Jos kyseessä on joku vähän enemmän aikaa vaativa tehtävä, tee merkintä Todoistiin ja valitse sille päivämäärä, milloin suunnittelet tekeväsi sen. Päivämäärän ei tartte olla hirveän tarkka tässä vaiheessa, koska tehtäviä on helppo myöhäistää tai aikaistaa jälkikäteen. Olennaista tehtävien laatimisessa on, että ne ovat oikeasti toimeenpantavia, eli finglishillä actionable. Eli ”Mökkireissu” ei ole tehtävä, vaan projekti, jonka alle voi sitten tehdä pienempiä taskeja, kuten ”Pakkaa vaatteet”, ”Suunnittele ruoat”, ”Käy kaupassa” ja ”Soita Jussille ja sovi kyydeistä”.

Itse olen luonut omat projektit kaikille selkeästi erotettaville kokonaisuuksille ja lisäksi minulla on kaksi yleistä projektia:

• ”Yleiset to-dot”, johon kerään kaikki random-nakit, kuten ”varaa kampaaja”
• ”Follow-up”, johon kerään kaikki sellaiset asiat, joihin odotan vastausta joltakulta muulta.

Projekteja voi myös jakaa toisten käyttäjien kanssa ja esimerkiksi Tommin kanssa käytämme sitä blogi-ideoiden kirjaamiseen ja laitamme toiselle tehtävän oikolukea blogikirjoitus, kun se on valmis. Ainoa miinus suomenkielisessä versiossa on, että siinä toinen saa viestin mailiin ”Sonja määräsi sinulle tehtävän X” (englanniksi neutraalimpi ”assigned”), mikä ei ehkä ole omimpiaan tukemaan tasa-arvoista kumppanuutta 😉

Käytän Todoistin ilmaisversiota sekä töissä että yksityiselämän puolella (kaksi eri käyttäjätiliä). Itse käytän appia pääasiassa Browserissa omalla välilehdellä sekä kännykkäapplikaationa, mutta siitä on olemassa myös hyvät desktop-appit ja add-onit eri mailiohjelmille.

Ainakin omalla kohdallani Todoistin käyttö on vähentänyt stressitasoja huomattavasti, koska minulla on koko ajan hyvä yleiskuva siitä, mitä kaikkea minulla on tehtävänä ja voin helposti myöhäistää tehtäviä, jotka eivät olekaan niin olennaisia. Väitänkin, että stressin tunne tulee vahvemmin hallinnan tunteen menettämisestä, eikä siitä, että on paljon tekemistä.