Rakkauskirje Todoistille

Suhdettani eri applikaatioihin voisi verrata keskimääräisen Erasmus-opiskelijan ihmissuhdekuvioihin: Olen innokas tutustumaan uusiin applikaatioihin, useamman kanssa saatan viettää muutaman hauskan illan, joidenkin kanssa ehkä kokonaisen lukuvuoden, mutta harvasta tuttavuudesta tulee todellisia tosiystäviä. Siitä huolimatta aina välillä käy niin, että satutkin löytämään elämäsi rakkauden, joka seuraa mukanasi useita vuosia. Näin kävi minulle Todoist-applikaation suhteen.

Olen vuosien varrella lukenut innokkaasti erilaisia tehokkuusoppaita, joissa kerrotaan, miten saat hoidettua tehtäväkuormaasi näpsäkästi niin yksityis- kuin työelämän puolella. Yksi omasta mielestäni keskeisimmistä opeista on se, että jos haluat rauhallisen mielen, täytyy sinun tyhjentää pääsi erilaisista siellä pyörivistä muistettavista asioista. Olen testaillut vuosien varrella erilaisia vaihtoehtoja ToDo-listoille, mutta löydettyäni Todoistin, lopetin etsinnän ja olen nyt käyttänyt appia jo ainakin 5 vuoden ajan.

Todoistin ylivertaisuus tulee mielestäni ennen kaikkea simppelistä mutta hyvin toimivasta käyttöliittymästä:

  • Voit helposti siirrellä tehtäviä päivän sisällä eri järjestykseen sekä päivästä toiseen (koska yleensä ikinä ei ehdi tehdä kaikkea mitä aikoo ja koko ajan pitää priorisoida uudelleen omaa tekemistä)
  • Voit helposti perustaa useampia eri projekteja ja antaa niille eri värejä
  • Voit helposti perustaa toistuvia tehtäviä (esim. merkintä ”Siivoa” ja sitten ajankohdaksi ”joka to” luo automaattisesti viikoittain toistuvan taskin siivoamiselle)

Mielenrauhan saavuttamiseksi on keskeistä kirjoittaa muistiin KAIKKI mieleen tupsahtavat tehtävät. Itse käytän tehtävien kirjaamiseen alla olevaa ajatuspuuta.

todoist

Eli jos esimerkiksi luet kaverin viestiä Facebooksia tai jotain työmailia töissä, on sinulla kolme vaihtoehtoa:

  1. Joko hoidat homman nyt, mikä on yleensä fiksu vaihtoehto esim. lyhyisiin viesteihin vastaamisessa.
  2. Jos asia pitää hoitaa tiettynä ajankohtana, tee siitä kännyhäläri, esim. Skype Emma klo 18.00
  3. Jos kyseessä on joku vähän enemmän aikaa vaativa tehtävä, tee merkintä Todoistiin ja valitse sille päivämäärä, milloin suunnittelet tekeväsi sen. Päivämäärän ei tartte olla hirveän tarkka tässä vaiheessa, koska tehtäviä on helppo myöhäistää tai aikaistaa jälkikäteen. Olennaista tehtävien laatimisessa on, että ne ovat oikeasti toimeenpantavia, eli finglishillä actionable. Eli ”Mökkireissu” ei ole tehtävä, vaan projekti, jonka alle voi sitten tehdä pienempiä taskeja, kuten ”Pakkaa vaatteet”, ”Suunnittele ruoat”, ”Käy kaupassa” ja ”Soita Jussille ja sovi kyydeistä”.

Itse olen luonut omat projektit kaikille selkeästi erotettaville kokonaisuuksille ja lisäksi minulla on kaksi yleistä projektia:

  • ”Yleiset to-dot”, johon kerään kaikki random-nakit, kuten ”varaa kampaaja”
  • ”Follow-up”, johon kerään kaikki sellaiset asiat, joihin odotan vastausta joltakulta muulta.

todoist2

Projekteja voi myös jakaa toisten käyttäjien kanssa ja esimerkiksi Tommin kanssa käytämme sitä blogi-ideoiden kirjaamiseen ja laitamme toiselle tehtävän oikolukea blogikirjoitus, kun se on valmis. Ainoa miinus suomenkielisessä versiossa on, että siinä toinen saa viestin mailiin ”Sonja määräsi sinulle tehtävän X” (englanniksi neutraalimpi ”assigned”), mikä ei ehkä ole omimpiaan tukemaan tasa-arvoista kumppanuutta 😉

Käytän Todoistin ilmaisversiota sekä töissä että yksityiselämän puolella (kaksi eri käyttäjätiliä). Itse käytän appia pääasiassa Browserissa omalla välilehdellä sekä kännykkäapplikaationa, mutta siitä on olemassa myös hyvät desktop-appit ja add-onit eri mailiohjelmille.

Ainakin omalla kohdallani Todoistin käyttö on vähentänyt stressitasoja huomattavasti, koska minulla on koko ajan hyvä yleiskuva siitä, mitä kaikkea minulla on tehtävänä ja voin helposti myöhäistää tehtäviä, jotka eivät olekaan niin olennaisia. Väitänkin, että stressin tunne tulee vahvemmin hallinnan tunteen menettämisestä, eikä siitä, että on paljon tekemistä.

5 thoughts on “Rakkauskirje Todoistille

  1. kuggekugge says:

    Todoist on mahtava! Juuri tänään kehuin kaverille, että stressitasot laskee sen avulla. Tosin, jos kaikkea ei ole kirjattuna alkaa heti stressaamaan. Miten yksi appi voi olla niin paljon muuta? 🙂

  2. ez0rg says:

    Itse lyön kaikki tehtävät suoraan Google-kalenteriin, joka on minulla aina auki koneella selaimessa (toki kännyllä myös katon sieltä detaileja). Ajaa ymmärtääkseni saman asian. Jako muiden digitaalisten kalenterikäyttäjien kanssa toimii myös. Lisäksi pidän huolen, että mennyt aika päivitetään todenmukaiseksi, eli eilisellä ei ole mitään, mikä ei olisi tehty ja toisaalta mitä ikinä teinkin, niin se on karkeasti merkattu tapahtumiksi. Näin kalenteriin kertyy myös valtava määrä dataa siitä, miten olen aikani käyttänyt. Merkkaan sinne myös mm. nukkumiset ja siivoamiset ym. vähintään puolen tunnin tarkkuudella. Tein yhden kouluohjelmointiprojektin yhteydessä softan, joka lataa ja analysoi kalenteriini kertynyttä dataa. Niinpä tiedän esimerkiksi, että olen käyttänyt opiskeluun tänä vuonna 1030 tuntia, nukkumiseen 1012 (keskimäärin 7.8 h/päivä, keskihajonta 0.9 h), ja että esim. viime kuussa tein kotiaskareita, ruoan ostoa, pyöränhuoltoa tms. n. 27 h. Tieto auttaa tulevan tekemisen aikataulutuksessa, kun tietää tarkemmin, mitä aiempi tekeminen on vienyt. Olen täysin samaa mieltä stressin ym. suhteen: mikä on kalenterissa, on poissa vaivaamasta. 🙂 Kiitos postauksesta ja tsemppiä tulevaan!

  3. Sonja says:

    Hello! Kiitos kommenteista 🙂 ezOrg, käytän myös aktiivisesti Google-kalenteria, mut laitan sinne vaan muiden kanssa pidettävät tapaamiset tai joissain tapauksissa varaan erillisen ajan itseltäni tärkeän projektin valmisteluun. Oma työni on kuitenkin sen kaltaista että on paljon pienempiäkin taskeja ja kalenterista tulisi nopeasti tosi ”sotkuinen” jos käyttäisin sitä. Varsinkin asiakasprojektitekemisessä on paljon ”sälää”, ja koko ajan pitää priorisoida uudelleen, et mikä on tärkeintä ja mistä aloitetaan. Siihen tarkoitukseen koen Todoistin paljon joustavammaksi plus voin helposti ryhmitellä taskeja eri projekteihin. (onnistuu teoriassa Google-kalenterissa eri alakalentereja käyttämällä mut menee aika säätämiseksi) Eli uskoisin, et tässä oma työnkuva vaikuttaa aika paljon.

    Respat tosta softaprojektista, kuulostaa makeelta! 🙂 Mä mittailen unta ja askelia UP3:sella ja liikuntaa HeiaHeialla. Se tarkkuus riittää mulle ainakin toistaiseksi 😉

  4. Patrik Selin says:

    Hei,
    Kiitos rakkauskirjeestä – rakastamme samoista syistä Todoistia. Itse asiassa tarkastelin aamulla suomennosta ja huomasin, että ”X määräsi
    tehtävän Y sinulle” hieman painostavalta ー vaikkakin ”Vaimo määräsi tehtävän ”Voitko hoitaa tiskit (vastaus: voit)” tuntuu siltä”) ー parannusta tulossa (ja moniin muihin suomennoksiin)! Päivämäärien lisääminen suomeksi on tulossa ja ainakin tällä hetkellä se onnistuu verkko- ja Android-versioilla. Muutamat komennot eivät toimi kuten pitäisi, esim. ”2 vuotta”, mutta ”2 vuosi” toimii.

    Jos kiinnostaa liittyä beta-ohjelmaan (Android, iOS ja Windows 10), jolloin se onnistuu täältä: https://support.todoist.com/hc/en-us/articles/207106825-How-can-I-beta-test-Todoist-

Comments are closed.